Pianificare un matrimonio o un evento importante richiede una gestione precisa del tempo che molti sottovalutano. La differenza tra un evento memorabile e uno caotico risiede spesso nella capacità di rispettare le tempistiche corrette per ogni fase organizzativa. Professionisti come Marina Rocco sanno che ogni tipologia di evento ha i suoi ritmi specifici, ma esistono linee guida generali che aiutano a evitare l’affanno dell’ultimo minuto. Comprendere quanto tempo dedicare a ciascuna attività, dalla ricerca della location alla conferma dei fornitori, permette di affrontare l’organizzazione con serenità e di ottenere risultati superiori. Le tempistiche non sono semplici scadenze burocratiche, ma rappresentano la struttura portante che sostiene la realizzazione di una visione creativa.
La fase preliminare e la prima consulenza
Il percorso organizzativo inizia con un momento di ascolto e progettazione che getta le fondamenta di tutto il lavoro successivo. Questa fase preliminare, troppo spesso sottovalutata, determina la direzione dell’intero progetto e dovrebbe iniziare con il giusto anticipo rispetto alla data prevista.
Per i matrimoni tradizionali, l’ideale è cominciare almeno dodici-diciotto mesi prima della cerimonia. Questo arco temporale consente di accedere alle location più richieste e ai fornitori di maggiore prestigio, che spesso hanno calendari prenotati con largo anticipo. Per eventi aziendali o celebrazioni private di dimensioni contenute, sei-nove mesi possono risultare sufficienti, sebbene molto dipenda dalla complessità del progetto.
Durante la prima consulenza, che generalmente richiede due-tre ore di confronto approfondito, si definiscono elementi cruciali:
- Budget disponibile e sua distribuzione tra le varie voci di spesa
- Visione estetica e atmosfera desiderata per l’evento
- Numero di invitati previsto e possibili variazioni
- Preferenze specifiche riguardo stile, colori, tematiche
- Vincoli logistici come stagionalità, location preferite o esigenze particolari degli ospiti
Questa conversazione iniziale non si limita a raccogliere informazioni tecniche, ma serve a costruire un rapporto di fiducia tra il committente e chi si occuperà dell’organizzazione. Capire le aspettative emotive legate all’evento, oltre a quelle pratiche, permette di creare un’esperienza autentica che rispecchi davvero la personalità di chi lo commissiona.
La definizione del concept e del progetto
Dopo la consulenza iniziale, segue una fase creativa che richiede generalmente due-quattro settimane. In questo periodo si sviluppa il concept dell’evento, si elaborano moodboard e si presentano le prime proposte concrete. La tempistica varia in base alla complessità del progetto: un matrimonio con allestimenti scenografici elaborati necessita più tempo rispetto a una celebrazione intima.
Durante questa fase vengono preparati:
- Presentazioni visive con palette cromatiche, riferimenti stilistici e proposte di allestimento
- Preventivi dettagliati suddivisi per categorie di spesa
- Timeline preliminare con le scadenze principali da rispettare
- Prime ipotesi di location compatibili con la visione progettuale
L’approvazione del concept rappresenta un momento decisivo che sblocca tutte le attività operative successive. Ritardi in questa fase si ripercuotono inevitabilmente su tutto il calendario, rendendo più difficile rispettare le scadenze e ottenere la disponibilità dei fornitori migliori.
La selezione di location e fornitori principali
Una volta definito il progetto, inizia la fase operativa più intensa che generalmente richiede tre-sei mesi di lavoro concentrato. La priorità assoluta va alla scelta della location, elemento che condiziona molte altre decisioni organizzative.
Le location più prestigiose, specialmente per i matrimoni estivi in località turistiche, vanno prenotate con almeno otto-dodici mesi di anticipo. Ville storiche, casali esclusivi e location con caratteristiche particolari hanno disponibilità limitate che si esauriscono rapidamente. Visitare personalmente le strutture, valutandone non solo l’estetica ma anche gli aspetti logistici, richiede tempo ma risulta indispensabile.
Parallelamente alla ricerca della location, si procede con la selezione dei fornitori strategici:
- Catering: fondamentale contattarlo sei-otto mesi prima per assicurarsi la data, considerando degustazioni e personalizzazioni del menù
- Fotogrago e videomaker: i professionisti più richiesti hanno agende complete con mesi di anticipo
- Fiorista: necessario coinvolgerlo almeno quattro-cinque mesi prima per progetti complessi
- Musicisti o DJ: la disponibilità va verificata per tempo, specialmente per date in alta stagione
Ogni fornitore richiede incontri specifici per definire dettagli e firmare contratti. Calcolare almeno due-tre settimane per completare la selezione di ciascuna categoria professionale, includendo il tempo per confrontare preventivi e valutare alternative.
La gestione dei dettagli e delle personalizzazioni
Dopo aver bloccato location e fornitori principali, l’attenzione si sposta sui dettagli che caratterizzano l’evento. Questa fase, che si sviluppa nei quattro-sei mesi precedenti, coinvolge aspetti apparentemente minori ma che contribuiscono significativamente all’esperienza complessiva.
Le attività includono:
- Progettazione della grafica coordinata: partecipazioni, tableau de mariage, segnaposto richiedono due-tre mesi per ideazione, approvazione e stampa
- Scelta degli abiti: per i matrimoni, considerare almeno quattro-cinque mesi per acquisto o realizzazione su misura, più tempo per eventuali modifiche
- Allestimenti scenografici: definire con il fiorista e i fornitori di arredi i dettagli tecnici ed estetici
- Menu definitivo: confermare le scelte gastronomiche dopo eventuali degustazioni aggiuntive
Questa è anche la fase in cui si finalizzano gli aspetti burocratici, che variano a seconda della tipologia di evento. Per i matrimoni civili o religiosi, le tempistiche amministrative dipendono dalle normative locali e vanno verificate con largo anticipo presso gli uffici competenti.
La fase finale e la settimana dell’evento
Gli ultimi due mesi prima dell’evento rappresentano il momento della verifica e del consolidamento di tutto quanto pianificato. Le modifiche sostanziali diventano sempre più complicate e costose, quindi l’attenzione si concentra sul perfezionamento dei dettagli e sulla conferma delle disposizioni con tutti i fornitori.
Attività cruciali di questo periodo:
- Conferma definitiva del numero di invitati e comunicazione ai fornitori interessati
- Riunione di coordinamento con tutti i professionisti coinvolti per allineare le tempistiche
- Sopralluogo finale nella location per verificare layout e disposizioni
- Preparazione del cronoprogramma dettagliato della giornata evento
Nell’ultima settimana, l’intensità organizzativa aumenta esponenzialmente. È il momento di confermare telefonicamente con ciascun fornitore orari di arrivo, disposizioni specifiche e numeri di emergenza. Preparare un documento riepilogativo con tutti i contatti e le informazioni essenziali risulta prezioso per gestire eventuali imprevisti dell’ultimo momento.
Il giorno dell’evento e il coordinamento in tempo reale
Il giorno tanto atteso richiede una regia attenta che orchestri tutti gli elementi pianificati. La giornata tipo per chi coordina l’evento inizia diverse ore prima dell’arrivo degli ospiti, con il sopralluogo finale della location e l’accoglienza dei fornitori.
Le responsabilità del coordinamento includono:
- Supervisione degli allestimenti e verifica della corrispondenza con il progetto
- Gestione delle tempistiche di ogni momento della giornata
- Risoluzione immediata di qualsiasi imprevisto tecnico o logistico
- Coordinamento dello staff coinvolto nei vari servizi
Un coordinamento professionale prevede la presenza costante di almeno una persona dedicata esclusivamente alla gestione operativa, lasciando gli sposi o i committenti liberi di vivere l’evento senza preoccupazioni. Le comunicazioni tra i vari fornitori avvengono tramite sistemi discreti che non interferiscono con lo svolgimento della celebrazione.
La giornata si conclude con un check-out coordinato che verifica la riconsegna della location nelle condizioni pattuite e il recupero di eventuali oggetti personali o decorazioni da conservare. Anche questa fase finale merita attenzione per chiudere l’evento in modo professionale.
Il follow-up post evento
Molti sottovalutano l’importanza delle attività successive all’evento, che richiedono comunque attenzione e organizzazione. Nei giorni immediatamente seguenti è opportuno contattare i fornitori principali per eventuali questioni amministrative residue e per ricevere il materiale prodotto, come fotografie e video.
Il materiale visivo viene generalmente consegnato secondo tempistiche che variano da professionista a professionista: le fotografie richiedono solitamente quattro-sei settimane per la selezione e post-produzione, mentre i video possono necessitare anche due-tre mesi per il montaggio finale. Concordare queste scadenze preventivamente evita incomprensioni.
