I dati e le informazioni a disposizione delle aziende sono oggi molto più numerosi di un tempo e, se ben interpretati, consentono una gestione più efficace del business e dei suoi processi e operazioni chiave. Non a caso tra gli asset strategici delle imprese vengono citate spesso, ormai, anche le capacità di data analysis e reporting. D’altro canto, però, la realtà con cui la maggior parte delle aziende si scontrano ogni giorno è quella di report e documenti analitici che puntualmente rimangono non letti da dipendenti e collaboratori: quelli che seguono provano a essere, allora, alcuni consigli utili per ottimizzare la reportistica aziendale.
Come ottimizzare la reportistica aziendale
1. Adottare un software ad hoc
Il primo, e forse più pratico, è utilizzare software come Sharperlight di Some appositamente pensati per l’analisi dei dati e il reporting aziendale. Quello che fanno questi programmi è, semplificando molto, raccogliere dati e informazioni che riguardano l’azienda da molte fonti diversi – incluso in molti casi, per esempio, il flusso delle conversazioni che avvengono in Rete e che riguardano il brand o i suoi prodotti e servizi e di cui possono provenire insight utili a diversi reparti – e conservarli in appositi database o mostrarli aggregati in grafici, tabelle, infografiche o trasformarli al bisogno in report e documenti da condividere con diverse persone all’interno o all’esterno dell’azienda. I software per l’analisi dei dati e il reporting più moderni sono personalizzabili sia nelle funzioni e sia nelle dashboard e consentono in questo modo di ottimizzare la reportistica aziendale a seconda di quelle che sono esigenze e priorità del business, anche solo momentanee.
2. Trovare il giusto equilibrio tra troppi dati e dati molto specifici
A seconda che si stia cercando di valutare l’andamento generale dell’impresa o quello in un particolare mercato o di un suo particolare reparto, per esempio, si potrebbero includere una maggiore o una minore varietà di dati tra quelli analizzati attraverso gli applicativi aziendali. Non farsi sedurre troppo dalla grande mole di informazioni oggi a disposizione delle aziende è, forse, il consiglio più strategico se l’obiettivo è ottimizzare la reportistica aziendale: a volte è meglio focalizzarsi su pochi dati, ma più pertinenti a descrivere come sta andando un determinato reparto o una determinata task tra quelle che impegnano l’azienda. Rendere più funzionali i report aziendali è, in altre parole, molto spesso questione di equilibrio tra molti dati e dati molto specifici.
3. Definire gli obiettivi dell’analisi
Avere chiaro in mente perché si analizzano certi dati e informazioni è l’altro consiglio fondamentale per ottimizzare la reportistica aziendale. In alcuni casi dati e informazioni a disposizione dell’azienda servono a descriverne la storia o la fase di sviluppo in cui si trova al momento (non a caso si parla di descriptive analysis). In altri servono a prendere decisioni strategiche, anche guardando per esempio a cosa stanno facendo i suoi competitor o altre realtà che in altri mercati operano nel suo stesso campo (è quello che avviene nella cosiddetta prescriptive analysis). In altri casi ancora dati e informazioni a disposizione dell’azienda possono dare insight preziosi sul suo futuro (come avviene nell’ambito della predictive analysis). Va da sé che, in ciascuna di queste circostanze, non solo i dati da raccogliere sono diversi ma possono cambiare anche metodi e processi d’analisi: definire a che scopo la si effettui è, insomma, essenziale per ottimizzare la reportistica aziendale.
