La gestione delle giacenze è quel fattore che contraddistingue, nel bene e nel male, l’efficienza di un magazzino. A seconda di come vengono trattate, infatti, le giacenze possono costituire sia una criticità che un’eccellenza. Questo perché rappresentano sicuramente un capitale immobilizzato, e nel caso di un e-commerce anche un servizio al cliente che potrà godere di consegne veloci, ma in alcune situazioni possono trasformarsi anche in una fonte di spreco. Nelle prossime righe, dunque, vedremo insieme 3 segreti per mettersi al riparo da tale rischio.
Gestione delle giacenze efficace: la prima regola anti-spreco
Abbiamo detto che se non gestire correttamente, le giacenze possono diventare, a volte anche in breve tempo, merce obsoleta, ovvero che non ha più il valore originale del momento dell’acquisto. Ciò significa che non gestire nella maniera opportuna le giacenze, significa anche sprecare capitale. Inutile sottolineare come questo significhi anche muoversi nella direzione del tracollo economico. Per evitare questo pericolo, è necessario trovare un giusto equilibrio, dettato da una sorta di rigore matematico.
Con questi presupposti, esiste una formula che consenta di non sbagliare? La risposta è positiva. La disponibilità di merce in magazzino proviene dal risultato della seguente operazione: “disponibilità = giacenza – richieste + coperture”. Questo significa che la prima regola anti-spreco è dettata proprio dall’applicazione della suddetta formula, che può essere interpretata anche in un’altra maniera. Un livello ottimale delle giacenze, infatti, è determinato da due variabili.
La prima è la tempistica di attraversamento del magazzino, definita anche livello di lead time, mentre la seconda è rappresentata dalla scorte di sicurezza. Dobbiamo, però, precisare che il livello ottimale muta continuamente, dal momento che il magazzino funziona nel modo corretto, tutto può essere considerato fuorché un luogo statico. D’altronde la merce transita in entrata e in uscita di continuo rispettando le dinamiche degli ordini, che possono avere picchi sia in positivo che in negativo.
Seconda regola: è necessario conoscere le giacenze
Le giacenze, come facilmente intuibile, contribuiscono in maniera significativa a determinare il reale valore di magazzino. Per tale ragione, una gestione delle giacenze corretta può significare anche diminuire o aumentare a seconda delle esigenze di quel preciso momento tale valore, fino a identificare il livello ottimale che consenta all’azienda di essere reattiva agli ordini dei clienti, ma chiaramente senza soccombere sotto il “macigno” di un capitale immobilizzato.
Questo vuol dire che il secondo segreto per evitare sprechi in magazzino è quello di conoscere le giacenze, ancora prima di gestirle, ricordando che se il calcolo che ha portato alla giacenza ottimale dovesse rivelarsi sbagliato, fallirebbero anche gli algoritmi di pianificazione. Il risultato? Spreco di tempo e risorse. Per una corretta gestione delle giacenze, dunque, è necessario fare riferimento a tre elementi essenziali:
- Applicativi gestionali di magazzino
- Sistemi di monitoraggio costante attraverso KPI
- Tecnologie di identificazione mediante codici a barre.
In particolare, queste ultime sono di fondamentale importanza per non commettere errori sincronizzando l’attimo in cui la transazione viene registrata a sistema, con il momento in cui tale transazione viene realmente effettuata. Ad ogni modo, si tratta di aspetti che in un primo momento possono prospettarsi più complessi di quanto in realtà siano, una volta che il magazzino inizierà a viaggiare a “regime”. Per questo motivo, è davvero molto importante farsi affiancare da una realtà come il Gruppo Logistico Out-log.
Il gruppo offre servizi di logistica in grado di far crescere le dimensioni del business, grazie a un nuovo modo di pensare, ma soprattutto di organizzare l’impresa. Il segreto, in questo caso, risiede nella strutturazione di un piano logistico che consenta di procedere senza intoppi e perdite di tempo, grazie a servizi qualificati e specializzati, pensati per ogni tipologia di merce.
Terzo segreto: le procedure
Esiste un ultimo segreto, oltre ai due elencati in precedenza, per una corretta gestione delle giacenze, quindi per limitare al massimo possibili sprechi, ed è la definizione di una serie di procedure da rispettare scrupolosamente, che consentano di raccogliere dati all’interno di archivi organizzati.
Dobbiamo anche precisare, però, che questo da solo non è sufficiente, dal momento che i dati, se non elaborati correttamente, non hanno una grande utilità. È necessario infatti, estrapolare delle informazioni che, una volta distribuite adeguatamente agli utenti, consentano di gestire le giacenze, rendendo il magazzino un luogo davvero efficace.
